一、信息化动因和目标

    随着单位规模的不断扩大，员工数量与日俱增，如何有效的管理人力资源提上了日程。在当代,尤其是在全球经济一体化、知识经济的趋势下,无论从哪个方面讲,人力资源都显示出对物力资源的优先重要性,人力资源已成为组织取得和维系竞争优势的关键要素。同时，随着人力资源管理规范化过程中，包括人事档案的记录和整理，统计和查询，以及相关的培训情况、调动晋升、奖惩情况、证照的管理，考勤管理，绩效考评，薪资福利，招聘管理等等所产生的人力资源管理事务越来越冗余繁杂，文件数量也成几何级数增长。如何降低企业运作成本，提高工作效率。如何让人淹没于繁杂事务的力资源管理人员解脱出来，将更多的精力投入到人力资源的开发等战略规划中，这是中石化烟台分公司急待解决的问题。

二、应用方案

    在中石化烟台分公司实施易商协同管理系统，构建管理人员的网上办公系统，进行流程可视化、事件可控制、可监督的扁平化管理，即公司管理者可以随时查看下属部门工作的实时进度，及时发现问题，解决问题，提高管理效率。通过标准化产品的实施与应用，满足95％以上的协同办公管理的业务应用需求，关键应用如下：

1、协同管理，实现中石化烟台分公司行政办公流程的可自定义、可授权修改、可视化、可追诉的既严谨又灵活的管理；

流程审批应用

2、公文管理：公文统计按照收发文时间排序显示，便于领导查询；公文传输顺向可逆，可以附加意见；公文传阅过程中，根据不同的角色、动作，附之不同的权限；可以按类别归档、查询；

4、文件管理：根据部门、人员、类别等维度进行文档分类存储；每周要情，按照固定的路径保存，通过文件映射的方式直接推送领导桌面，便于领导直接查阅；出差报告、调研报告等临时性文件，可以在协同过程中通过预归档的方式保存，便于随时进行动态跟踪与查阅。

 5、工作日程管理：对于每个办公人员的日程进行有针对性的透明化处理，让领导很容易的知道直接下属的日程安排；计划申报，总结汇报全部网络化管理；会议管理，对于会议室进行制度化申请与审批，根据会议规模标准分配相应配置的会议室，对于会议室的占用情况定期进行统计分析。

6、公共信息管理：单位通知、公告能够在首页直接查询，并按照时间先后自动排序；公共信息可以按照级别发布。

7、整合内网：与现有网站、内部办公网的连通，进一步完善和加强协同管理系统的管理功能，实现协同办公管理系统与网站通信。

三、具体应用效果       

 1.极大的提高工作效率     

    OA系统的上线运行，可以使工作人员不用拿着各种文件,申请,单据在各部门跑来跑去,等候审批,签字,盖章.这些都可在网络上进行。此外，各种事务的处理可以完全脱离地域空间的限制，只要有网络，我们的企业领导可以随时随地的进行企业内部事务的处理，真正逃脱办公室的桎梏。      

 2.节省运营成本      

    时间成本，此外还有纸张，电话，传真等等，此类成本的节省率会随着建筑企业规模的增长而提高。机构越庞大，所产生的节省效果越明显。      

 3.规范企业的管理      

    把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签,计划日志,用款报销等工作流程审批都可在网上进行。              

5.使决策变得迅速科学       

    高层决策不再是不了解情况,缺乏数据的环境下拍脑袋的事,而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。       

    总之， OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据.对于中层管理者来说OA是信息管理系统,而对于普通员工来说，OA又是事务/业务处理系统。OA能够为中石化的管理人员和普通员工提供良好的办公手段和环境,使之准确,高效,愉快的工作。